湖南应用技术学院机电工程学院 办公室管理制度

作 者 :机电工程学院办公室 日期:2021/4/15 16:57:49 浏 览:


    为进一步加强办公室内部建设,完善工作机制,促进各项工作的顺利开展,特制定办公室管理制度。

 一、文件审批制度

  办公室收、发文件必须严格按照《湖南应用技术学院公文处理办法》规定的程序办理。

1、凡上级来件、下级请示报告件、同级呈送件等材料都要逐件登记并存档。

2、原则上对紧急、重大或难处理的公文,直接送院长批阅。

3、对属于分管领导职责范围内贯彻执行的公文,由分管领导直接批阅。

4、对上述一切批阅方式,文件最后都要移交行政秘书,进行分类存档。

5、对遗失、丢失、损坏文件,将根据造成的后果追究责任。

 二、印章管理制度

1、印章使用制度。除领导签发公文外,使用印章须经主要领导或相关领导批准,方能使用印章。

2、印章管理人员用印前,要认真审核,明确了解用印的内容和目的,符合用印手续,方可登记使用,对不符合规定的,印章管理员有权拒绝。

3、使用印章必须在办公室内进行,不得将印章带出单位以外使用。

4、印章管理员违反上述规定用印的,将根据造成的后果追究责任。

  三、财务管理制度

  办公室财务管理必须严格按照学校财务室财务管理规定执行。

1、对办公经费的支出,原则上按本年度校财务计划执行,如有变动或遇新增加的重要项目,需提前到财务处报备。

2、办理各项经费支出前,必须由使用者报请分管领导,报告经批准后方可进行办理。

3、凡购置小额办公用品,须由两人以上共同办理、共同签字,经办人、证明人、审核人签字,报请主管领导及院长批示后方可给予报销。

4、学科竞赛,赛事负责人应向学院同时上交竞赛策划书(通知)和竞赛预算报告,由主管负责人审核后上交学院主管领导审批,通过后同时将相应文件上报教务处和计财处,以确保后期竞赛推进过程中的经费报账和赛后的奖励评定。

 四、卫生纪律制度

1、各行政办公室(含教研室和工作室)需安排日常卫生保洁,每周四进行卫生大扫除,对未完成单位和个人予以通报批评。(设备设施损坏及时到钉钉群报修)

2、大教室由专人管理,杜绝带食品进教室,针对损坏设备及其公物,破坏教室环境的班级和个人予以相应处罚和通报批评。

3、教职工宿舍应保持常态化的整洁,爱护公物,教学单位每学期放假前组织一次教职工宿舍卫生及设备检查,并由负责人检查签字后方可离校。(宿舍设备损坏可到钉钉群报修或自己维护,所产生费用自理。)

 五、劳动纪律制度

1、按时到岗。上班前要提前到达,打扫所属责任区卫生,不可提前离岗。不得迟到、早退。如有事须向领导请示批准后方可离岗。

2、教务办每天早上和下午至少要提前10钟到办公室,以便处理老师们上课前的突发事件。

3、任课教师需至少提前10分钟到岗,未住校的老师需提前做好路程规划,避免堵车等情况造成教学事故。

4、辅导员因班级突发状况离岗时一定要向主管领导报备。

5、按时参加各种会议,自觉遵守会场纪律,开会时不允许中途无故退场、要严肃会纪会风,手机调为静音状态,针对会议迟到、早退者罚款50元,手机干扰50元,缺席100元,因个人私事请假者一律按缺席处理,所罚款项由办公室收取作为教研室办公经费使用)。

6、自觉维护办公室正常的工作秩序,做到文明办公、礼貌待人,不准在办公室内大声喧哗或吵嘴斗架,对严重违犯者给予必要的处分。

7、严格执行请制度,事先要报请分管领导批准并在办公室备案(标明外出时间、地点、联系方式、返回日期。)待同意后按规定在钉钉办公软件上完成请假条,以备人事处考核,返校后做好及时销假。

机电工程学院办公室

2021年4月

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